Operations Coordinator (Indonesia)

    Didirikan pada tahun 1999, Mongabay adalah organisasi berita sains lingkungan dan konservasi peraih penghargaan, yang menerbitkan berita asli setiap hari secara objektif (tidak mengadvokasi), akurat (berdasarkan fakta dan informasi ilmiah), dan tepat waktu kepada khalayak global yang terdiri dari ilmuwan konservasi, pengambil keputusan di sektor swasta, pembuat kebijakan pemerintah, organisasi masyarakat sipil, jurnalis di media lain, dan masyarakat umum yang tertarik. Pembaca Mongabay dari berbagai situs beritanya telah menjadikan Mongabay sebagai salah satu sumber berita, analisis, informasi, dan inspirasi lingkungan teratas di internet.

    Apa Yang Dilakukan Operations Coordinator?

    Operations Coordinator memainkan peran penting dalam organisasi yang berkembang pesat. Di bawah arahan Direktur Mongabay, ia bertugas untuk membantu dan mendukung upaya Mongabay untuk mensistematisasikan proses internal dan memastikan kelancaran operasional harian serta peningkatan skala kegiatan. Operations Coordinator akan membantu pemrosesan artikel data, membantu implementasi praktik sumber daya manusia, dan membantu proyek administratif lainnya yang ditugaskan.

    Posisi ini bersifat mendukung alur kerja keuangan Mongabay Indonesia dengan menangani pembukuan harian, dokumentasi dana, koordinasi administratif dengan tim staf dan kontributor, serta tugas-tugas lain terkait. Peran ini memastikan akurasi, transparansi, dan pelaporan tepat waktu di seluruh proyek, termasuk program, operasional lapangan, dan kegiatan editorial.

    Pekerjaan dilakukan dari jarak jauh dengan kemandirian yang cukup besar sesuai dengan kebijakan, peraturan, dan pedoman teknis yang ditetapkan dan ditinjau oleh Direktur Program sesuai kebutuhan.

    Tugas & Tanggung Jawab Utama

    DUKUNGAN ADMINISTRATIF & OPERASIONAL (60% dari waktu)

    • Memproses data pada tugas-tugas operasional sehari-hari, seperti mencatat jumlah keluaran penerbitan dan data keuangan-pembayaran dalam lingkungan;
    • Menyusun entri laporan pembayaran honor untuk freelancer dan kontributor;
    • Mendukung dan memproses kontrak bagi pekerja lepas, vendor, dan penyedia layanan.
    • Memantau alur kerja sistem operasional, memecahkan masalah, dan memastikan kelengkapan tugas operasional;
    • Mengelola dokumentasi keuangan melalui Asana, Fyle dan Routable (sistem internal).
    • Berhubungan dengan vendor eksternal, bank, dan mitra lainnya (bila diperlukan)
    • Mendukung Akun Hutang (AP) & Akun Piutang (AR), termasuk pemrosesan dan tindak lanjut faktur, klaim, dan penggantian.
    • Mengkoordinasikan pengelolaan digital yang akurat untuk tanda terima, voucher pembayaran, faktur pajak, dan dokumen hibah.
    • Menyiapkan ringkasan keuangan dasar dan membantu rekonsiliasi keuangan bulanan atau triwulanan (atau berdasarkan proyek).
    • Melakukan pencatatan untuk uang tunai kecil, uang muka perjalanan, dan penggantian biaya reporter lapangan.
    • Memastikan proses keuangan mengikuti SOP Mongabay, privasi data, dan standar audit.
    • Menindaklanjuti permintaan untuk merekrut kontributor lepas dan memastikan kelengkapan kontrak dan dokumen pendukung;

    DUKUNGAN SUMBER DAYA MANUSIA (30% dari waktu)

    • Memberikan dukungan administratif untuk rapat, sesi pelatihan, atau logistik proyek. (jika diperlukan)
    • Menanggapi pertanyaan dan permintaan dari staf dan freelancer tentang topik sumber daya manusia dan keuangan;
    • Membantu penjadwalan rapat internal, seperti peninjauan kinerja, pelatihan internal, dan wawancara informasi;
    • Memantau dan memperbarui catatan SDM, termasuk lembar waktu kerja staf;
    • Menjaga data akurat tentang pembelian peralatan staf;
    • Dengan arahan Direktur Program, membantu dalam meninjau dan mengembangkan dokumen dan rencana sumber daya manusia, dan memberikan dukungan lain sesuai kebutuhan .

    PERENCANAAN & ADMINISTRASI STRATEGIS (10% dari waktu)

    • Melaporkan secara berkala kepada Direktur Program Mongabay mengenai kemajuan dalam memenuhi tujuan proyek;
    • Mendukung perencanaan tugas administratif tahunan dalam jangka waktu yang ditentukan;
    • Membantu mengembangkan dan mendokumentasikan prosedur operasional, proses, dan alur kerja;
    • Melakukan tugas administratif lainnya termasuk menanggapi pesan lewat mobile/telepon, email, dan tugas lain yang sesuai;
    • Harus mampu bekerja dalam tenggat waktu yang ketat dan responsif terhadap kantor pusat Mongabay dan staf Mongabay lainnya melalui email, Asana, Zoom, dan platform perpesanan.

    Pengalaman, Kualifikasi & Persyaratan

    • Setidaknya tiga tahun pengalaman dalam pemrosesan data, administrasi nirlaba; dengan rekam jejak keberhasilan yang kuat;
    • Berlatar belakang Akuntansi, Keuangan, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait akan menjadi nilai tambah.
    • Pengalaman di LSM, organisasi media, proyek yang didanai donor, atau organisasi nirlaba lingkungan merupakan nilai tambah.
    • Akurat, perhatian kuat terhadap detail, dan sangat terorganisir adalah suatu keharusan;
    • Pemahaman yang kuat terhadap manajemen berbasis data dan proses entri data, memahami Asana merupakan nilai tambah;
    • Kemampuan untuk mengoordinasikan beberapa jadwal;
    • Keterampilan/pengalaman komputer yang sangat baik yang mencakup: pengolah kata, basis data, lembar kerja, dan pemecahan masalah;
    • Lancar berbahasa Indonesia dengan setidaknya kemampuan bahasa Inggris tingkat menengah (membaca dan menulis).
    • Keterampilan interpersonal yang efektif: sikap hangat, ramah, dan profesional;
    • Mampu bekerja jarak jauh dengan tim yang tersebar di berbagai wilayah, negara, dan zona waktu.
    • Menikmati bekerja di lingkungan yang bergerak cepat dengan fokus pada pemrosesan data;
    • Keakraban dengan Microsoft Office, Excel, Google Drive, dan perangkat lunak manajemen proyek;
    • Memiliki akses yang andal ke Internet yang handal dan berkecepatan tinggi;
    • Berkontribusi kepada tim secara efektif dan kolaboratif;
    • Harus bersedia berkomitmen pada peran penuh waktu dan kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu secara konsisten.

    Kualitas Profesional

    Posisi ini akan memainkan peran penting dalam peningkatan skala operasi sistem Mongabay yang telah berkembang pesat selama beberapa tahun terakhir. Oleh karena itu, Operations Coordinator perlu menerapkan efisiensi dalam bekerja. Dikarenakan budaya organisasi kami dan staf yang bekerja jarak jauh secara global, staf Mongabay dituntut untuk mahir bekerja mandiri secara konsisten dengan mengambil inisiatif dan berpikir kreatif untuk menemukan solusi atas masalah. Dalam konteks ini, posisi ini membutuhkan SDM yang:

    • Sangat mandiri, termotivasi, dan dapat diandalkan;
    • Unggul dalam melakukan banyak tugas sekaligus dan berkolaborasi;
    • Sangat terorganisir dengan bakat dalam memecahkan masalah dan belajar;
    • Menunjukkan bakat dalam manajemen data;
    • Berfungsi secara independen dan menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi dengan tenggat waktu yang ketat;
    • Membuat keputusan tepat waktu dan menunjukkan penilaian yang baik;
    • Kemampuan untuk memprioritaskan tugas dan bekerja secara mandiri;
    • Mempertahankan rasa profesionalisme dan komunikasi yang kuat;
    • Menyesuaikan pendekatan pekerjaan berdasarkan respon yang masuk;
    • Berkontribusi pada tim Mongabay dengan berkomunikasi dan bekerja sama dengan staf, sambil menindaklanjuti tugas dan memberikan hasil;
    • Menunjukkan integritas pribadi dan kemampuan untuk menjaga kerahasiaan.

    Kompensasi & Lokasi

    Pekerjaan di Mongabay yang terus berubah dilakukan seiring upaya kami untuk memberikan dampak yang lebih besar. Semua anggota tim kami harus mampu fleksibel dan mampu beradaptasi dengan perubahan jangka pendek maupun jangka panjang dalam tugas pekerjaan mereka. Sebagai organisasi yang tersebar secara global maka tidak ada persyaratan lokasi untuk posisi ini. Namun, lokasi merupakan pertimbangan dan kemampuan untuk berkoordinasi dengan rekan kerja yang bekerja di berbagai zona waktu sangat diutamakan . Mongabay bertujuan untuk menawarkan tingkat gaji yang kompetitif yang akan menarik, mempertahankan, dan memotivasi staf penuh waktu kami. Mohon sertakan rentang gaji saat melamar.

    Untuk Mendaftar

    KAMI TIDAK LAGI MENERIMA LAMARAN. Lamaran diterima secara bertahap hingga terisi penuh. Pada formulir aplikasi, Anda akan diminta untuk mengisi informasi kontak dasar, ekspektasi gaji, informasi referensi (2), dan mengunggah dua dokumen berikut:

      1. Surat lamaran – mohon berikan contoh spesifik pengalaman Anda terkait posisi ini, serta contoh spesifik kemampuan Anda untuk bekerja secara efektif dari rumah dan memenuhi tenggat waktu (1 halaman)
      2. Resume – (1-2 halaman)
      3. Dua referensi

    Aplikasi harus diserahkan dalam bahasa Inggris. Harap dicatat bahwa Anda tidak perlu memberikan surat rekomendasi dan kami tidak akan menghubungi referensi sebelum mendapatkan izin Anda.

     

    Manfaat, Liburan, dan Cuti Berbayar

    Penting bagi seluruh staf untuk beristirahat dari pekerjaan guna menyegarkan diri. Itulah sebabnya Mongabay menyediakan waktu istirahat berbayar (PTO) yang memadai untuk pengembangan profesional, liburan, cuti sakit, istirahat dan relaksasi, serta liburan, termasuk jadwal kerja yang fleksibel.

    Kami memberikan 11 hari libur dalam setahun dan mendukung staf yang merayakan hari libur pribadi dan keagamaan lainnya.

    Kesempatan Kerja yang Setara

    Mongabay adalah pemberi kesempatan kerja yang setara (EEO) dan menyediakan EEO kepada semua karyawan dan pelamar kerja tanpa memandang ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, orientasi seksual, asal kebangsaan, usia, disabilitas, genetika, atau status lain yang dilarang oleh hukum.

     

    * Pernyataan di atas dimaksudkan untuk menggambarkan sifat umum dan tingkat pekerjaan yang ditugaskan untuk posisi ini. Pernyataan ini tidak dimaksudkan sebagai daftar lengkap semua tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi. Manajemen berhak untuk mengubah atau memodifikasi tugas-tugas tersebut sesuai kebutuhan. Semua staf bertanggung jawab untuk mematuhi kebijakan dan prosedur Mongabay yang berlaku sebagaimana ditetapkan oleh manajer mereka dan Buku Panduan Ketenagakerjaan.